Nieuws Item
29-11-2011HANDEL (€150.000): Wie onderzoekt of Limburgse gemeenten door samenwerking efficiënter worden?
Drie Zuidlimburgse gemeenten én de provincie Limburg willen nauwer samenwerken en hopen zo efficiënter te worden (met belastinggeld). Een onderzoeksrapport moet aantonen of dat ook daadwerkelijk kan. De overheden zoeken daarvoor een projectleider. Er is een maximaal budget van € 150.000.
Uit de tekst van de aanbesteding:
De drie centrumgemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de provincie Limburg (hierna de initiatiefnemers) willen hun operationele bedrijfsvoeringstaken onderbrengen in een gezamenlijk shared service center Zuid-Limburg (hierna SSC ZL) om zo samen deze bedrijfsvoeringstaken uit te voeren en gebruik te maken van de gezamenlijke kracht. Op termijn behoort verbreding van het takenpakket tot de mogelijkheid. Verder kunnen dan mogelijk ook andere gemeenten uit Zuid-Limburg als klant aansluiten bij dit initiatief.
Het doel van deze samenwerking is vooral om de gezamenlijke kosten te verlagen door schaalvoordelen en specialisatie, maar ook de kwaliteit te verhogen, eventuele kwetsbaarheid te reduceren en ook op termijn een aantrekkelijk werkgever te blijven. Uitgangspunt hierbij is zoveel mogelijk centralisatie van werkzaamheden en standaardisatie van producten, processen en systemen, zonder dat dit uitmondt in rigide dienstverlening of een teveel aan bureaucratie.
Bij de initiatiefnemers is al een aantal stappen gezet op deelgebieden (o.a. ict, inkoop, belastinginning, bureau onderzoek en een verkenningsnotitie P&O). Hieruit bleek dat samenwerking kansrijk is en voldoende synergie biedt om de overall doelstellingen te realiseren , maar ook dat nu vooral eerst behoefte bestaat aan een bredere integrale visie op samenwerking en een daarbij aansluitend toetsingskader samenwerking. De secretarissen van de drie deelnemende gemeenten hebben eind mei 2011 opdracht gekregen om te komen tot samenwerking op het gebied van operationele bedrijfsvoeringstaken. Daartoe dient de bijgevoegde notitie, geschreven in de vorm van een opdrachtverlening aan de directeuren bedrijfsvoering om te starten met de realisatie van het geschetste SSC ZL. Sinds voornoemd gezamenlijk collegeoverleg heeft de directie van de provincie Limburg aangegeven om als vierde partner volwaardig te willen deelnemen.
De bijgevoegde notitie beschrijft hoe de samenwerking op bedrijfsvoering inhoudelijk en qua vorm eruit kan zien en zet dit steeds af tegen het geschetste toetsingskader samenwerking.
1. Behoud van bestuurlijke autonomie
2. Behoud van bestuurlijke en inhoudelijke grip en sturing
3. Behoud van het „eigen gezicht‟ naar burgers, bedrijven en instellingen
4. Samenwerking vindt plaats met en binnen zakelijk opererende organisaties met politiek-bestuurlijke sensitiviteit
5. Besluitvorming vindt plaats op basis van businesscases, waaruit duidelijk moet worden dat er sprake is van een substantiële financiële besparing
Op basis van bijgevoegde notitie en het daarin beschreven samenwerkingsinitiatief wordt geconcludeerd dat er aanleiding is om het onderzoek naar een SSC ZL nu daadwerkelijk te starten met de 4 initiatiefnemers en te besluiten:
-
Het bredere perspectief op samenwerking zoals geformuleerd in de notitie te bekrachtigen
-
Het toetsingskader samenwerking te bekrachtigen
-
De directeuren bedrijfsvoering, onder verantwoordelijkheid van de secretarissen, opdracht te
verstrekken tot het opmaken en uitwerken van een businesscase SSC ZL en parallel daaraan te starten met samenwerking op het gebied van inkoop en aanbestedingen, waarbij de mogelijkheid bestaat dat dit in de toekomst onderdeel van het SSC wordt.
De op te stellen businesscase bestaat uit een aantal deeltrajecten met daarbij steeds go/no go besluitvorming. De deeltrajecten zijn:
1. Bestuursplan (resulterend in advies voor de strategische keuzes)
-
Bedrijfsplan (nadere uitwerking van (afgeleide) keuzes uit bestuursplan, inclusief een volledige financiële onderbouwing van de verwachte aanloopkosten en de structurele besparingen (zowel in totaal als per initiatiefnemer)
-
Implementatieplan (uitgaande van een gefaseerde implementatie per functiegebied)
Het daadwerkelijk implementeren van de functiegebieden behoort niet tot de aan te besteden opdracht. Thans ligt de volgende besluitvorming voor:
Voor de bestuurders:
1. Instemmen met de notitie als uitwerking van de opdracht aan de secretarissen
2. Instemmen met verbreding van het initiatief met de provincie Limburg als volwaardig partner en daartoe het bestuurlijk overleg op dit punt te verbreden met de daarvoor verantwoordelijke gedeputeerde.
Daarmee is sprake van een bestuurlijk bekrachtigde projectopdracht.
Aansluitend voor de secretarissen:
3. Opdracht geven aan de directeuren bedrijfsvoering om te komen tot realisatie van een Shared Service Center Zuid-Limburg, conform voorliggende notitie (= opstellen businesscase).
4. Opdracht geven aan de directeuren bedrijfsvoering om parallel hieraan te starten met het vormgeven van gezamenlijke inkoop, zodanig dat dit op termijn in het SSC ZL geïntegreerd kan worden.
Van bestuursopdracht tot go/no go van samenwerking, het tijdpad
Het vertrekpunt is dat de secretarissen, na goedkeuring van voorliggende notitie door de colleges, hun directeuren bedrijfsvoering opdracht geven om het geheel aan activiteiten te (doen) verrichten dat leidt tot een volledige businesscase (namelijk: bestuursplan en bedrijfsplan inclusief implementatieplan). De secretarissen zullen daarbij na de afronding van elke fase steeds een nieuw besluit nemen over het verdere vervolg.
De initiatiefnemers wensen een ervaren projectleider die in de afgelopen vijf jaar reeds een opdracht tot samenwerking van meerdere overheidsinstellingen (het betreft minimaal de samenwerking van twee overheidsinstellingen) heeft onderzocht middels een businesscase, waarbij meerdere functiegebieden (minimaal drie) zijn samengevoegd en waarbij het plan ook daadwerkelijk is geïmplementeerd. Niet is noodzakelijk dat de in te zetten projectleider de betreffende opdracht heeft geïmplementeerd. De projectleider dient een business case op te leveren dat door de vier initiatiefnemers wordt gedragen. De in te zetten projectleider is een teamplayer die op zowel politiek en ambtelijk niveau op diverse niveaus weet te communiceren.
Op deze aanbesteding kunnen zowel bedrijven als ZZP-ers inschrijven. De initiatiefnemers beschikken over een maximaal budget van 150.000 Euro incl. btw. De opdracht zijnde de businesscase dient binnen dit budget gerealiseerd te worden. De projectleider dient binnen een termijn van 10 maanden gerekend vanaf datum ingang overeenkomst de opdracht uit te voeren. Aangezien de werkzaamheden medio februari 2012 zullen starten betekent dit dat de beschikbaarheid van de in te zetten projectleider ook gegarandeerd dient te zijn vanaf medio februari 2012. Zoals reeds aangegeven zijn er drie go/no go momenten. Wanneer de bestuurders besluiten niet door te gaan met het uitvoeren van de businesscase wordt de overeenkomst ontbonden tussen opdrachtnemer en opdrachtgevers en worden de reeds gewerkte uren betaald door opdrachtgevers(zie hiertoe hoofdstuk 5). Naast deze drie go/no go momenten zal gedurende de overeenkomst iedere maand een overleg tussen opdrachtnemer en een nader aan te wijzen afgevaardigde van de initiatiefnemers plaatsvinden waarbij de opgeleverde werkzaamheden van de afgelopen maand worden besproken en geëvalueerd. Na definitieve gunning zal met de betreffende opdrachtnemer de te evalueren maandelijkse werkzaamheden worden bepaald en contractueel worden vastgelegd in een nader op te stellen overeenkomst. Daar waar blijkt dat gedurende deze maandelijkse evaluatie de gestelde maandelijkse doelen niet worden behaald hebben de initiatiefnemers de mogelijkheid de overeenkomst te ontbinden.
KLIK HIER VOOR MEER INFO EN/OF DOWNLOAD DE PDF
- « terug |
- Geef uw reactie op dit artikel |
- Tell a friend
- De artikelen van WijLimburg.nl mogen niet zonder schriftelijke toestemming worden overgenomen. Ze vallen onder de Auteurswet.
Tell a friend »
Inloggen »
Alvorens u een reactie kunt plaatsen dient u in te loggen. Nog geen account? Registreer dan hier
