Maastricht, Heerlen en Sittard-Geleen 'kopen' inkopers uit Bennekom (Conducto) en Eindhoven (NIC)

Hier meer info over de bedrijven: Conducto en NIC.

Hieronder meer over de opdracht en kijk hier voor meer informatie.

Indicatie mogelijke opdrachten

De gemeenten kunnen geen indicatie geven over het aantal mogelijke opdrachten of in te zetten uren. Voor zover bekend binnen de inkoopafdelingen van de gemeente Heerlen, gemeente Sittard-Geleen en de gemeente Maastricht bedroeg de omzet met betrekking tot opdrachten op het gebied van inkoopadviesdiensten welke zijn uitgezet bij externe partijen over de afgelopen 3 jaar (2012, 2013 en 2014):

Gemeente Heerlen: geen inhuur over de jaren 2012, 2013 en 2014.

Gemeente Sittard-Geleen: inhuur op het gebied van inkoopadviesdiensten ten behoeve van meerdere disciplines (leveringen (15%)/diensten (40%)/werken (45%)) via meervoudig onderhands aanbestedingen.
2012: gemiddeld € 50.000,– (exclusief BTW)

2013: gemiddeld € 50.000,– (exclusief BTW) 2014: gemiddeld € 50.000,– (exclusief BTW)

Gemeente Maastricht: inhuur op het gebied van inkoopadviesdiensten ten behoeve van meerdere disciplines (leveringen (15%)/diensten (40%)/werken (45%)).
2012: € 40.000,– (exclusief BTW) , via minicompetitie Europese aanbesteding.
2013: € 75.000,– (exclusief BTW) , via meervoudig onderhands aanbestedingen.

2014: € 120.000,– (exclusief BTW) , via meervoudig onderhands aanbestedingen.

Het aantal en soort opdrachten, uitgezet op het gebied van inkoop uitgezet bij externe partijen, is niet weer te geven.

1.3.3.4 Huidige bezetting gemeenten

Naast een senior inkoper / senior aanbesteder zijn per gemeente een drie tot vijf inkopers / aanbesteders per gemeente werkzaam. Al deze functies zijn generalisten, wat betekent dat deze (senior) inkopers/aanbesteders leveringen (15%), diensten (40%) en werken (45%) voor zijn/haar rekening nemen en (Europees) aanbesteden.

1.3.3.5 Juridische bijstand

Met betrekking tot juridische (bezwaar- en beroep) procedures (bijvoorbeeld kort geding – bodemprocedure, etc.) evenals het inhuren van juridische expertise, deze werkzaamheden maken in zijn geheel geen onderdeel uit van deze aanbesteding. De gemeente Heerlen, gemeente Sittard-Geleen en Maastricht hebben allen overeenkomsten met opdrachtnemers waar deze werkzaamheden reeds onder vallen.

Hieronder meer over de nieuwe werkwijze:

Aan de functieprofielen worden de volgende classificatie toegekend:

Inkoper / aanbesteder:

Opleidingseis: minimaal een volledig afgeronde opleiding op HBO niveau, vergelijkbaar met HEAO-HTS of daaraan gelijkwaardig.

Ervaring: minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkveld Europees / nationaal aanbesteden op het gebied van leveringen en diensten, door middel van het zelfstandig begeleid hebben van minimaal vijf (5) Europese aanbestedingstrajecten in de afgelopen 3 jaar.

Senior inkoper / aanbesteder:

Opleidingseis: minimaal een volledig afgeronde opleiding op HBO niveau, vergelijkbaar met HEAO-HTS of daaraan gelijkwaardig, aangevuld met minimaal een post HBO opleiding op het gebied inkoop en/of aanbesteden (bijvoorbeeld de volgende opleidingen: post – hbo Aanbesteden voor Gevorderden van Conducto inkoopopleidingen, Leergang Aanbestedingsrecht voor inkopers of Leergang Aanbestedingsrecht voor juristen van VU Law Academy, NEVI I én II van NEVI Inkoopopleidingen, of alle aan deze gelijkwaardig of vergelijkbaar en succesvol afgesloten).

Ervaring: minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkveld Europees / nationaal aanbesteden op het gebied van leveringen en diensten, door middel van het zelfstandig begeleid hebben van minimaal vijf (5) Europese, complexe tot zeer complexe, aanbestedingstrajecten in de afgelopen 3 jaar.

Onder complexe tot zeer complexe aanbestedingen verstaat de aanbestedende dienst: een opdracht waarbij plaats heeft gevonden (zeer) complexe materie en/of sprake is van (grote) politiek-bestuurlijke gevoeligheid en/of sprake is van grote (afbreuk)risico‟s en/of een groot aantal aanbestedende diensten
wordt samengewerkt. Onderdeel van de werkzaamheden waren tevens het functioneel aansturen van medewerkers binnen het werkveld inkoop & aanbesteden, maar ook het periodiek bespreken van de tussentijdse resultaten (inhoudelijk en voortgang) met het management van de opdrachtgevende organisatie.

Specialist aanbesteden werken:

Opleidingseis: minimaal een volledig afgeronde opleiding op HBO niveau, vergelijkbaar met HEAO-HTS of daaraan gelijkwaardig.

Ervaring: minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het financieel werkveld Europees / nationaal aanbesteden op het gebied van werken, door middel van het zelfstandig begeleid hebben van minimaal vijf (5) nationale aanbestedingen op het gebied van werken in de afgelopen 3 jaar. Aantoonbare kennis bezitten van de UAV 1989-2012, UAV-GC, RAW systematiek, Stabu systematiek.

De door u aangeboden medewerkers voldoen geheel aan de functieprofielen zoals deze zijn omschreven. De profielen zijn niet uitputtend, in een nadere offerteaanvraag worden de gewenste eisen nader geduid.

Controle of de medewerkers voldoen aan de eisen aan bovengenoemde functieprofielen, dit zal worden gecontroleerd in precontractuele fase van de mogelijk af te sluiten nadere overeenkomst(en). Op welke wijze dit zal gebeuren, zal aan de opdrachtnemers te zijner tijd duidelijk worden gemaakt.

Voor alle bovengenoemde drie functieprofielen zal het volgende van toepassing zijn: opdrachten die Europees zijn aanbesteed onder de Aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied eveneens voldoen niet aan de eisen zoals weergegeven in dit beschrijvend document en daarmee in de relatie tot onderhavige opdracht. Deze opdrachten zijn weliswaar aanbesteed conform de Aanbestedingswet 2012 maar onder een zeer beperkt regime van deze wetgeving, zie aanbestedingwet 2012, Artikel 2.23 a en b.

1.3.3.2 Nadere overeenkomsten voortvloeiend uit de raamovereenkomst – procedure

Indien de gemeenten besluiten gebruik te maken van de Raamovereenkomst in de vorm van opdrachtverstrekking via een nadere overeenkomst is de volgende procedure van toepassing.

Voor nadere overeenkomsten worden de partijen, met wie een raamovereenkomst is gesloten, uitgenodigd een inschrijving te doen, in de vorm van een minicompetitie. In deze uitnodiging vermelden de gemeenten het gewenste functieprofiel, dan wel een duidelijke taakomschrijving. Tevens wordt de gewenste start termijn opgenomen en een indicatie van de gewenste totale termijn van de opdracht. Ook een indicatie van het aantal uur per week dat de betreffende kandidaat nodig is zal worden opgenomen. In de meest voorkomende gevallen zal de uitnodiging tot nadere overeenkomsten de opdrachtnemers gemaild worden.

In deze offerte dient de geselecteerde opdrachtnemer ofwel eigen personeel, dan wel personeel van een derde, dan wel een zelfstandige zonder personeel (ZZP‟er) aan te bieden. In de laatste twee gevallen treedt de leverancier op als makelaar. Met makelaar bedoelen de gemeenten de opdrachtnemer(s) dient voor deze ZZP‟er(s) zo op te treden dat het voor de gemeenten geen enkel merkbaar verschil is dat deze mogelijke ZZP‟er(s) niet in dienst is bij de opdrachtnemer(s). In het geval van een ZZP‟er(s) dient een VAR verklaring te allen tijde worden bijgevoegd (de gemeenten zijn hierdoor gevrijwaard van mogelijke aanspraken van de Belastingdienst ten aanzien van loonbelasting en sociale premies). Het is de gemeenten om het even of de in te huren persoon/personen in loondienst is/zijn bij de opdrachtnemer(s) of als ZZP‟er ingehuurd zal worden door deze.

In de meeste gevallen dienen de uitgenodigde partijen, binnen vijf (5) werkdagen, te reageren middels een schriftelijke offerte. Tevens dient door de geselecteerde opdrachtnemer binnen twee (2) werkdagen aan te geven of hij in staat is om kandidaten te leveren.

De meest voor de hand liggende gunningcriteria (of een combinatie daarvan) voor de minicompetitie zijn:  de kwaliteit van de aangeboden persoon (aan te tonen door middel van CV);   de beschikbaarheid, zijnde per wanneer is iemand beschikbaar (in tijd);
  het netto tarief (inclusief reiskosten, verblijfkosten, administratiekosten, brandstoftoeslag, bureaukosten, en alle andere mogelijke bijkomende kosten)) van de aangeboden perso(o)nen. Het uurtarief mag nooit meer zijn dan het opgegeven maximale uurtarief, zie 5.1;
  Plan van aanpak.
  Gesprek: vertrouwensrelatie – “klik”. De kandida(a)t(en) worden uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek met en in de desbetreffende gemeente. In dit gesprek wordt aan de kandidaat gevraagd om een toelichting te geven op zijn/haar CV en de uit te voeren werkzaamheden. Verder wordt beoordeeld of de kandidaat beschikt over voldoende kennis, didactische vermogens en omgevingssensitiviteit. Indien de kandidaat of geen van de kandidaten voldoet aan dit persoonlijk gesprek dan behoudt de gemeente zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen aan de partijen en buiten de raamovereenkomst(en) om deze behoefte elders neer te leggen.

Bij elke nadere offerteaanvraag zullen gunningcriteria en de daarbij behorende weging vooraf kenbaar gemaakt worden aan de raamcontractanten. Bij een gelijke geschiktheid (van offertes), is het sub gunningcriterium prijs (laagste prijs is dan winnaar) doorslaggevend.

Indien een opdrachtnemer op basis van projectmatige opdracht(en) de opdracht krijgt toegewezen op basis van een door deze partij ingediende prijs (enkel tarief – tarief in combinatie met andere criteria) kan deze opdrachtnemer geen meerwerk claimen, tenzij anders afgesproken met de desbetreffende gemeente. Dit zal inhouden dat de opdrachtnemer de gehele opdracht zal moeten uitvoeren voor de door hem/haar aangeboden prijs.

Als eerste worden de aanbiedingen getoetst op een aantal minimum eisen. Deze eisen zijn:

  Is de offerte compleet en tijdig ingediend?
  Past de kandidaat qua opleiding en ervaring binnen het gevraagde functieprofiel?
  Is de kandidaat tijdig beschikbaar?
  Is de kandidaat beschikbaar voor het gewenste aantal uren en gedurende de gevraagde periode?
  Indien er sprake is van een ZZP‟er(s), is een VAR-WUO of VAR-DGA verklaring bijgesloten?
  Wordt de kandidaat aangeboden voor het maximaal overeengekomen tarief (of lager)?

Na het beoordelen van de offerte(s), wordt er een gesprek gepland op locatie van de desbetreffende gemeente met de kandidaat van de economisch meest voordelige inschrijver. Een gesprek met de in te zetten kandidaat(en) is te allen tijde een onderdeel van de gunningprocedure bij een mogelijke detacheringopdracht.

De kandidaat / kandidaten die worden voorgesteld ten behoeve van de uitvoering van de opdracht, moeten zo goed mogelijk passen bij de gemeenten. Dit betekent dat medewerkers worden voorgesteld die gewend zijn binnen een politiek-bestuurlijke organisatie te werken waarbij de omschreven kerncompetenties van groot belang zijn. De desbetreffende gemeente behoudt zich het recht voor kandidaat(kandidaten) te weigeren met een duidelijke opgaaf van redenen. Het is voor de gemeenten niet vooraf aan te geven welke deze kunnen zijn.

Binnen de in de offerteaanvraag vermelde termijn maakt de desbetreffende gemeente het gunningbesluit bekend. Vervolgens stelt de desbetreffende gemeente op basis van de offerteaanvraag en offerte een nadere overeenkomst op die ter ondertekening wordt aangeboden. De kosten van de offerten (inclusief mogelijke reis- en verblijfkosten ten behoeve van het gesprek) zijn geheel voor rekening van de raamcontractanten.

Daarnaast kunnen de gemeenten incidentele opdrachten met een maximale totale opdrachtwaarde van € 10.000 (tienduizend Euro) (exclusief BTW), enkelvoudig gunnen, bij voorkeur aan een van de gecontracteerde partijen. Dit vooral bij spoedopdrachten en vanwege het vereenvoudigen van de administratieve lasten bij een dergelijke kleine opdracht. De gemeenten zal bij voorkomende gevallen zorg
pagina 11 VIA2015055MK, 17 augustus 2015
dragen voor een gelijke verdeling van deze mogelijke opdrachten onder de geselecteerde opdrachtnemers. Verwachting van een mogelijk meerwerk hebben de gemeenten niet bij deze opdrachten. Echter, indien dit niet verwijtbaar is aan de gemeenten door onvoorziene omstandigheden, zullen de gemeenten gerechtigd zijn dit op te dragen aan die opdrachtnemer, mits dit meerwerk niet de grens van 50% van de aanneemsom zal overschrijden. De gemeenten zullen opdrachtnemers in kennis stellen van deze opdrachten tezamen met de waarde van deze enkelvoudige opdracht.

Binnen de afgesloten raamovereenkomsten worden nadere overeenkomsten aangegaan op basis van een zogenaamde minicompetitie. Dit betekent dat bij iedere concrete behoefte (> € 10.000 euro excl. btw) een uitvraag zal worden gedaan aan alle gecontracteerde partijen.