Het zal je niet zijn ontgaan: sinds 25 mei 2018 is in heel Europa de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dankzij deze nieuwe privacywet moeten bedrijven een stuk voorzichtiger omgaan met persoonsgegevens. Maar natuurlijk is klantenwerving belangrijk voor ieder bedrijf. Een vaak toegepaste methode om nieuwe klanten te bereiken, is ‘koude acquisitie’: telefonisch of per e-mail wordt direct contact opgenomen met een potentiële klant. Nu is de vraag natuurlijk: mag dit nog wel onder de AVG? HelloLaw legt het voor je uit.

Grondslag en doel
De AVG bepaalt dat je persoonsgegevens alleen mag verwerken op basis van een van de in de wet genoemde ‘verwerkingsgrondslagen’. Een van deze grondslagen is bijvoorbeeld ‘toestemming’. De persoon wiens gegevens je verwerkt, heeft voor deze verwerking dan uitdrukkelijk toestemming gegeven. Een tweede veelvoorkomende grondslag is het  ‘gerechtvaardigd belang’. Dit betekent dat de gegevensverwerker een belang heeft bij de verwerking. Dat belang moet zwaarder wegen dan de belangen van de persoon wiens gegevens worden verwerkt, namelijk het beschermen van diens privacy. Kortom: je moet een hele goede reden hebben om de gegevens te verwerken.

Je moet daarnaast altijd het doel van de verwerking duidelijk aangeven. Dit doen de meeste bedrijven door een privacy statement op hun website te publiceren. Dit is een document, waarin wordt beschreven welke gegevens een bedrijf verwerkt en hoe en waarom het dat doet.

Direct marketing
Koude acquisitie valt onder ‘direct marketing’. Hiervoor gelden volgens de AVG dezelfde regels als voor alle andere verwerkingen. Dat betekent dus dat je de verwerking moet kunnen baseren op een van de wettelijke grondslagen. Daarnaast moet de verwerking in overeenstemming zijn met het doel waarvoor de gegevens zijn verwerkt. Kortom, willekeurige gegevens op internet opzoeken en die gebruiken voor marketingdoeleinden mag dus niet!

Hoe gaat dit in de praktijk in zijn werk? Er zijn twee situaties mogelijk.

Ten eerste kunnen bestaande klanten met een nieuw aanbod worden benaderd. De gegevens van deze klanten zijn opgenomen in een overzicht, bijvoorbeeld een klantenbestand, dat het bedrijf al in zijn bezit heeft. Het opnemen van gegevens in een klantenbestand kan waarschijnlijk worden gezien als een verwerking, waarbij de verwerkende organisatie een ‘gerechtvaardigd belang’ heeft. Ieder bedrijf moet immers weten wie zijn klanten zijn en hoe die kunnen worden bereikt, in ieder geval zo lang zij klant zijn. Het benaderen van deze klanten met een nieuw aanbod is een ander verhaal. Je gebruikt dan de gegevens voor een heel ander doel dan waarvoor je deze gegevens hebt opgenomen in je klantenbestand. Hiervoor zul je toestemming moeten vragen. Ben je van plan om je bestaande klanten te benaderen voor marketingdoeleinden, dan moet je dit dus duidelijk vermelden in je privacy statement!

Ten tweede kunnen potentiële klanten worden benaderd, die nog geen klant zijn en verder ook niets met het bedrijf te maken hebben. Volgens de AVG is dit niet toegestaan, behalve als de personen wiens gegevens worden gebruikt, hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven. Je mag dus niet zomaar gegevens van internet plukken en contact met mensen opnemen!

Bezwaar en boetes
Als je persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden, moet je ervoor zorgen dat je privacy statement en je interne procedures op orde zijn. Je moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat de personen wiens gegevens jij verwerkt, bezwaar kunnen maken tegen de manier waarop de verwerking plaatsvindt. Dat betekent dat je moet vastleggen hoe zij bezwaar kunnen maken en wat je vervolgens met dat bezwaar doet. Je moet dan aantonen dat de gegevens worden verwijderd en mag deze personen niet meer benaderen.

Bij HelloLaw merken we dat, ondanks dat de AVG inmiddels al bijna twee maanden van kracht is, veel bedrijven nog niet AVG proof zijn. Daarmee lopen zij een groot risico, aangezien de Autoriteit Persoonsgegevens flinke boetes kan opleggen. Om deze bedrijven te helpen, hebben we een tool ontworpen, waarmee je eenvoudig kunt achterhalen of jij klaar bent voor de AVG. Onze privacy specialist kan daarna contact met jou opnemen om te kijken hoe we jou het beste kunnen helpen.