Weer een nieuwe administratieve verplichting vanuit de wetgever. De privacy statement.  Een goed privacy statement, dat aan alle wettelijke eisen voldoet, is niet alleen een juridische must; het is ook een goede manier om aan potentiële klanten te laten zien dat jij hun privacy serieus neemt!  Dus laten we deze last veranderen in een lust! (Voor je klanten dan.)

Wat is een privacy statement?
Een privacy statement is een document, waarin je beschrijft welke persoonsgegevens je verwerkt en hoe en waarom je dat doet. Je moet ervoor zorgen dat de personen wiens gegevens jij verwerkt, toegang hebben tot dit document. Veel organisaties zorgen er daarom voor dat hun privacy statement duidelijk zichtbaar op hun website wordt geplaatst. Kijk bijvoorbeeld maar op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de organisatie die controleert of bedrijven zich aan de privacyregels houden.

In je privacy statement beschrijf je welke gegevens je verzamelt en hoe je die gegevens vervolgens verder verwerkt. Je geeft daarnaast aan hoe je ervoor zorgt dat deze verwerking veilig gebeurt, dus dat je daarvoor de nodige technische en organisatorische maatregelen neemt. Ook moet je vermelden hoe mensen bezwaar kunnen maken tegen de verwerking van hun gegevens. Heb je een Functionaris Gegevensbescherming in dienst (voor sommige organisaties verplicht!)? Dan moet je aangeven hoe hiermee contact kan worden opgenomen.

Je begrijpt dus wel dat hier een grote kans ligt om een streepje voor te behalen op je concurrentie. Tenminste als je het goed weet te brengen.

Duidelijk en correct
Je privacy statement moet duidelijk zijn. Dat betekent dat je alle verplichte informatie in begrijpelijk Nederlands moet verstrekken. Dus geen ellenlange lappen tekst vol moeilijke woorden, zoals bij algemene voorwaarden vaak het geval is! Je privacy statement moet daarnaast een apart document zijn en mag niet worden opgenomen in de algemene voorwaarden.

Betrouwbaarheid
Als bedrijf zorg je er met een correct privacy statement voor dat je betrouwbaarheid uitstraalt. Je laat zien dat je het belang van privacybescherming inziet. Omdat dit  zo’n hot topic is de laatste maanden, zijn klanten zich hier extra van bewust. Dit komt niet alleen door de invoering van de AVG, maar ook door de vele nieuwsberichten over datalekken, waaruit blijkt dat veel bedrijven niet voldoende beveiligingsmaatregelen hebben genomen. Met een privacy statement dat aan alle eisen voldoet, laat je zien dat je je zaken op orde hebt. Gebruik het dus als concurrentievoordeel!

Wil jij weten of jouw organisatie al voldoet aan de eisen van de AVG en wat jij kunt doen om te verbeteren? Doe dan onze gratis AVG proof scan! Binnen 3 minuten weet jij waar je staat.